A kép csak illusztráció!

Mi kell egy jó tárgyaláshoz? – alapszabályok és fortélyok a sikeres megegyezéshez

Elsőre elég, hogyha csupán pár szó megmarad az emberben, melyek egy sikeres és jól kivitelezett üzleti tárgyalás során elengedhetetlen tényezők. Hogy pontosan melyek ezek, mit takarnak, és milyen egyéb fortélyokat alkalmazhatunk egy-egy értekezlet során, arról a kérdés szakértője, Hónig Péter beszélt a Rádió Orient adásában.

Tárgyalásra csakis felkészülten érdemes elindulni, úgy, hogy pontosan tudjuk, mit várunk, mit akarunk, milyen kockázatokkal nézhetünk szembe, és mi lesz a mi szerepünk az eszmecsere során – mondta Hónig Péter. Fontos, hogy legyen egy előre kidolgozott koreográfiánk, ahogy az is, hogy mindig a közös előnyökre törekedjünk. Ha túl kemények az elvárásaink, az később még visszaüthet. Minden tévhit ellenére a rugalmasság sem gyengeséget, hanem erőt mutat.

Egy tárgyalás negyedik fázisában jön elő a vita és az alku. A szakértő véleménye szerint jobb, ha kezdeményezünk, és mi teszünk először ajánlatot. Minden esetben lényeges megvizsgálni, hogy helyes-e az előzetes kép, amit kialakítottunk a partnerről, ha nem, akkor módosítanunk kell. Saját feltételeink közül át kell gondolni, hogy mi élvez prioritást, és mi az, amiből engedhetünk. Ha túl keményen lépünk fel, az elijesztheti a másik felet, és az sem jó, ha elragadják az embert az indulatok – ami főként szóbeli tárgyalásoknál szokott előfordulni – ilyenkor ugyanis könnyű fennakadni valami apróságon, és elkanyarodni az eredeti elképzelésektől. Ezért is hasznos, ha többen megyünk, és partnerünk jelezni tud ilyenkor.

Ellenszolgáltatás nélkül semmilyen igényt sem szabad feladni, ha pedig valamiről mégis lemondunk, annak a tudtában tegyük, hogy azt visszanyerni már nem lesz lehetőségünk. Már az elején hasznos hangsúlyozni, hogy szükséges számunkra a megegyezés, méghozzá úgy, hogy az a másik fél számára is jó legyen. A túl gyors válaszok gyengíthetik pozíciónkat, mindig érdemes kicsit várni, esetleg szünetet kérni, és csak utána reagálni, hiába tudjuk már, hogy mit akarunk. A másik helyzetének feltárása sem elhanyagolható, minél több információ áll a rendelkezésünkre, annál jobban tudjuk irányítani a tárgyalást, ráadásul az érdeklődés általában a partnereknek is jól esik.

A vita illetve alku hevében tegyük egymás mellé, és hasonlítsuk össze a két ajánlatot, ahogy azt is, hogy egy világos lépéssel foglaljuk mindig össze a másik ajánlatát. Ha végeztünk, minél hamarabb dolgozzuk ki, és küldjük át a másik félnek az eredményeket, az első ajánlatokat pedig még nyugodtan vissza lehet utasítani hosszabb gondolkodás nélkül is. A félreértéseket fontos kiküszöbölni, ugyanis könnyen rossz irányba terelhetnek minket.

A testbeszédet a legnehezebb kontroll alatt tartani, főleg ha valaki nem képezte magát ilyen téren. Oda kell figyelni, hogy ki mit sugall, és arra az emberre érdemes koncentrálni, aki fokozottabb érdeklődést vagy ellenállást mutat. A kéztartás, üléspozíció és a szemkontaktus is lényeges, egyik alapvető tényező a pozitív testbeszédhez például, hogy a kézfejünk mindig a könyökünk előtt helyezkedjen el. A másik szavába sose vágjunk, hiába tudjuk már, hogy mit akar mondani, ahogy az egyszavas válaszokat és a bonyolult fogalmazást egyaránt kerülni tanácsos. A lényeg, hogy üzeneteink pontosan eljussanak a másik félhez.

Ha módosítunk egy ajánlatot, előtte kérjünk szünetet, és jól gondoljuk át, hogy ne kerüljön bele hiba. Ha engedményt adunk, mutassuk be, hogy az számunkra milyen veszteségekkel jár. A különböző trükköket sose vegyük személyes sértésnek, ahogy mi sem sértjük meg a másikat, hiszen mindenki csak a munkáját végzi, ha pedig hibázunk, lehetőleg azonnal ismerjük el, és korrigáljuk. A napszakokra is koncentráljunk, ne hagyjunk a nap végére lényeges kérdést, ha mégis így teszünk, tartalékoljuk az erőnket. 

Ha megtörtént a megegyezés, még komoly munka áll előttünk a lezárással, amit szintén részletesen meg kell tervezni előre. „Az ördög a részletekben rejlik” – idézte az ide illő mondást a szakember, aki arra figyelmeztet mindenkit, hogy ebben a szakaszban mindent pontosan tisztázzanak, lehetőleg egy gyakorlott szakértő segítségével. A kapkodás nem vezet jóra, ahogy hátrányos megállapodást sem szabad elfogadni későbbi módosításokban reménykedve. Tisztázzuk előre, hogy a másik félnek van-e joga végső állásfoglalásra, ennek hiányában feleslegesen vesztegetjük az időnket. A másik cég belső előírásait ne fogadjuk el, ahogy személyes, szóbeli ígéretekre se hallgassunk. 

A dokumentumokban sose maradjanak kétértelmű dolgok, és azt is tegyük világossá, hogy mik a következmények, ha nem sikerül megállapodni. Mindig legyünk udvariasak, de állhatatosak és következetesek is, ragaszkodjunk a megbeszéltekhez a zárás során, és ne korrigáljunk ekkor már semmit. Végezetül, ha mindennel sikeresen megvagyunk, ne felejtsünk el gratulálni partnerünknek, valamint saját csapatunknak is.

OrientpressHírügynökség (OPH)